اتوماسیون فرایندهای کسب و کار

تعریفی از اتوماسیون فرایندهای کسب و کار

اتوماسیون فرایند های کسب و کار رویکردی است که سازمانها وظایف بسیاری از فرایندهای تکراری را به عنوان سیستم ها بجای انسانها، به منظور بهبود بهره وری، کاهش هزینه و کاهش کارهای کاغذی بکار می گیرند. علاوه بر این، اتوماسیون اداری کمک می کند تا وظایفی که به صورت دستی و پیچیده انجام می شوند ساده تر شود.

نرم افزار اتوماسیون فرایندهای کسب و کار به عنوان ترافیک گردش کار برای فرآیندهای مختلف در سراسر واحدهای یک سازمان مانند: منابع انسانی، فروش، مالی، مدیریت، عملیات، فناوری اطلاعات و … استفاده می شود. این کار وظایف پردازش دستی را که معمولاً منجر به تاخیرهای غیر ضروری و خطاهای اجتناب ناپذیر انسان می شود را برطرف می کند.

مزیت استفاده از اتوماسیون فرایندها

نرم افزار اتوماسیون اغلب برای وظایف سازمانی که تکراری هستند و به دخالت انسان در سطح عمیق نیاز ندارد، استفاده می شود. به عنوان مثال یک کارمند را در نظر بگیرید که بخواهد همه ی این وظایف را انجام دهد، این کار می تواند برای پرسنل منابع انسانی یک سازمان کارِ دشواری باشد. به ویژه اگر کار در مورد پرونده های فیزیکی باشد. شخص در سازمان ممکن است همزمان چندین کارگر داشته باشد و یا هماهنگی و فیلترینگ پرونده های فیزیکی کاری بسیار سخت و در حجم بالا نشدنی می باشد.

 اتوماسیون می تواند به راحتی بر این چالش ها غلبه کند و تمام پروسه را کاهش داده و بدون هیچ مشکلی خطاها را ساده کند.

نقش مهمی که نرم افزار اتوماسیون فرایندهای کسب و کار در بهینه سازی جریان های کار سازمان می تواند ایفا کند ساده کردن فرایندهای پیچیده می باشد. همچنین نرم افزار اتوماسیون در یک رویکرد می تواند نشان دهد که در یک سازمان ضایعات زمان و منابع وجود دارد.

بمنظور اتوماسیون فرایند ها در ابتدا بایستی فرایندهای واحدهای مختلف سازمان را استخراج و نحوه گردش کار در آنها استخراج گردد. پس از این کار مدل فرایندهای سازمان توسط نرم افزار اتوماسیون پیاده سازی می شود و کاربران مربوطه برای انجام نقش های تعریف شده اختصاص می یایند.